Korporativna spletna mesta in intraneti imajo precej skupnega, saj bi lahko rekli, da so intraneti spletna mesta namenjena zaposlenim. Če smo pri komuniciranju prek spletnih mest obrnjeni navzven, smo pri intranetih obrnjeni navznoter.
A obstaja pomembna razlika. Medtem ko je za spletna mesta popolnoma jasno, da sta poleg tehnične izvedbe nedvomno pomembna tudi vsebina in oblika, in so tudi v Sloveniji naročniki vse bolj osveščeni, pri intranetih žal ni tako. Povpraševanja običajno pridejo iz IT oddelka, PR oddelek ali HR (kadrovski) oddelek nista nujno (dovolj) vključena, čeprav gre za interno (digitalno) komuniciranje.
V Sloveniji še niso tako kot v tujini uveljavljena svetovalna podjetja, ki ne prodajajo tehničnih platform ali implementirajo rešitev, ampak ponujajo izobraževanja, svetovanja in mentoriranja s področja načrtovanja intranetov, torej še “preden pridemo do programiranja”. To ima prednost tudi za naročnike, saj z vsebinskim načrtom lahko pridejo do konkretnejših specifikacij in so tako tudi ponudbe bistveno bolj medsebojno primerljive in možnosti, da se v času trajanja projekta pojavljajo nove želje, ki podražijo projekt, manjše. A vendar: v zadnjih dveh tednih sem v dveh slovenskih izvozno usmerjenih podjetjih slišala, da v “IT-ju pripravljajo nov intranet” in v obeh podjetjih sta se sogovornika, sicer zaposlena v kadrovskem oziroma trženjskem oddelku, strinjala, da je to napačen pristop, saj ne izhaja iz vsebinskih potreb.
Naloga intraneta pa ni samo ureditev vsebin, do katerih zaposleni dostopajo hitreje in so tako bolj produktivni, ampak v zadnjih letih vse več poudarka dajemo tudi izboljšanju procesov, kar zmanjšuje stroške – npr. oddaja zahtevka za dopust, prijava na dogodke v koledarju, oddaja in potrjevanje periodičnih poročil itd. Vse več je tudi poudarka na družabnih vsebinah in aplikacijah. Za razliko od spletnih mest je pri intranetih težje spremljati projekte drugih podjetji, saj nimamo vpogleda. Zato so koristne študije primerov, ki jih občasno objavijo svetovalna podjetja in/ali naročniki, konference, ali natečaji kot je Nielsnov, kjer vsako leto izberejo 10 najboljših intranetov glede na oblikovanje in uporabnost.
Prenove ali vzpostavitve intraneta se je potrebno torej lotiti sistematično. Kako poteka proces načrtovanja, bom predstavila na delavnici v četrtek, 17. 1. 2013, na katero bo vključena tudi tehnika “card sorting”, ki jo uporabljamo pri načrtovanju in s katero vsebinske elemente umestimo v logične skupine ter jih poimenujemo tako, da so čim lažje najdljivi.